Eficiência e Eficácia na Administração.

Administrar é o alcance da administração, sendo também, o conceito de organização, métodos de direção, coordenação, planejamento, entre muitas outras ferramentas utilizadas com o foco de permitir que as Organizações sejam cada vez mais eficazes e eficientes.

 

Para entendermos melhor o assunto, vamos descrever qual a diferença entre eficácia e eficiência na Administração;

 

- Eficácia: consiste em fazer as coisas certas, com a realização de um trabalho que atinja em sua totalidade o resultado, concluindo o que se propôs a fazer com um bom almejo do resultado.

 

- Eficiência: consiste em fazer certo as coisas, sempre realizando um trabalho correto, sem muitos erros.

 

Para BRENDER (2009), tratando-se dos níveis de decisões da empresa, a eficácia está relacionada ao nível tático (gerencial, logo abaixo do estratégico), e a eficiência ao nível operacional (como realizar as operações com menos recursos - menos tempo, menos orçamento, menos pessoas, menos matéria-prima, etc).

Podemos dizer que estas duas palavras podem ser descritas como normais, porém, para a Administração, a cada dia mais estão ganhando destaque primordial na tomada de decisões das Organizações. Pode-se dizer também que elas não estão diretamente relacionadas às atitudes dos colaboradores (profissionais) em suas tarefas dentro da empresa, mas também na produção da própria companhia para que assim garantam seu nome no mercado da área a qual esteja participando.

Podemos exemplificar o que seria um Administrador Eficiente e um Administrador Eficaz: o Administrador Eficiente é aquele que procura sanar o problema de imediato, sem buscar informações relacionadas ao ínicio da ocorrência, já o Administrador Eficaz busca atingir a solução através da raiz dos acontecimentos.

Para concluirmos, quero deixar claro e explícito que, para que um administrador consiga atingir o ápice em sua carreira, deve unir a eficiência e a eficácia, pois mesmo sendo dois pontos parecidos, um depende muito do outro para o sucesso da Organização através de seus Administradores.

O Diferencial - Capital Humano nas Organizações.

O cenário mais amplo, ao que refere-se à área da Gestão de Recursos Humanos (GRH), que, nas últimas décadas assumiu a função de um importante diferencial estratégico. Significando, com isso, que o capital humano bem gerido configura a obtenção de vantagem competitiva. Sendo assim, parte-se do pressuposto de que a GRH é fundamental para o êxito de quaisquer atividades empresariais, e, nesse mesmo contexto, a gestão do conhecimento se distingue como um fator imprescindível para que se alcancem as metas organizacionais (CHIAVENATTO, 2002).

 Nas palavras de Chiavenatto, o cenário atual:

(...) apresenta como consequência para a administração das organizações a administração da incerteza. As modificações aceleradas, o crescimento das organizações, a concorrência travada por estas organizações, o desenvolvimento tecnológico, (...) a internacionalização das atividades, exigem novas formas e modelos de organização, que deve buscar uma mentalidade compatível com os novos desafios do mercado. (CHIAVENATTO, 2002, p. 111)

Vale destacar que o termo capital humano já existe desde a década de 1950, mas tem recebido redobrada ênfase no cenário de gerência do Século XXI.  A nova ênfase se deve às demandas resultantes da reestruturação produtiva e sociocultural. (DRUCKER, 1999; CHIAVENATTO, 2002; DAVENPORT, 2005).

Aponta-se que:

(...) A forma mais importante da força de trabalho, o maior capital humano, hoje, é o capital intelectual. Por capital humano se entende um conjunto de fixo de habilidades, experiência e posição social (e geográfica) que determina a ação individual. Mas, como no caso das empresas, este conjunto fixo só é fixo num momento no tempo. O capital atual de uma empresa é consequência de seu comportamento prévio. A pesquisa, marketing, investimentos, as conexões sociais determinam o estado atual da firma (...). O mesmo vale para os indivíduos. Habilidades atuais, experiência, qualificação, conexões sociais constituem o capital humano economicamente relevante do indivíduo, e determinam suas opções de atividade econômica. (...). Enquanto o capital perde valor com o uso, o capital humano ganha. (GERSCHUNY, 2000, p.62. Tradução nossa).

Valorizar o capital humano tornou-se fundamental para o desenvolvimento organizacional, já que os recursos humanos influenciam, sobremaneira, o desempenho das empresas. Sob esse aspecto, ressalta-se:

O capital humano é um dos principais ativos geradores de riqueza nas empresas. O valor de cada indivíduo contribui para o crescimento da organização e pode ser ampliado ou depreciado, de acordo com as políticas e práticas de gestão aplicadas. Com a mudança constante do contexto econômico, em que a formação de valor no mercado, cada vez mais depende da qualidade de serviços e conhecimentos prestados, onde bens tangíveis são facilmente copiados, as pessoas se tornaram definitivamente um diferencial competitivo. Assim, torna-se cada vez mais evidente a demanda das organizações por estratégias para gerir e investir no capital humano. (RECINELLA, 2010, s/p. Grifos nossos).

Observando-se os grifos na citação anterior, define-se que, em relação à consolidação do valor do capital humano enquanto diferencial competitivo, a gestão do conhecimento e a motivação são ferramentas importantes para o desenvolvimento organizacional.

Gestão do Conhecimento

Gestão do conhecimento se exprime como a administração do capital humano – intelectivo, emocional, relacional, informacional, experiencial – que pertence aos funcionários e que foi adquirido a partir de suas vivências. Refere-se, ainda, à competência para gerir o processo de ensino/aprendizagem empresarial, transformando-o num recurso estratégico, que é elaborado internamente e empregado externamente (FERRARESI, 2010).

Especificamente:

A empresa baseada no conhecimento é uma organização de aprendizagem que reconhece o conhecimento como um recurso estratégico e cria conhecimento que pode ser processado e utilizado para ofertas externas, por meio da exploração do poder de conhecimento do seu capital intelectual, do qual o trabalhador do conhecimento é um componente crítico. Uma organização de aprendizagem é qualificada para criar, adquirir e transferir conhecimento e a modificar seu comportamento como reflexo desse novo conhecimento. (GARVIN, 1993, apud FERRARESI, 2010, p.21)
 

Numa organização de aprendizagem, a gestão do conhecimento surge como:

(...) a coordenação deliberada e sistemática das pessoas, da tecnologia, dos processos, e a estrutura de uma organização com o objetivo de adicionar valor por meio do reuso do conhecimento e da inovação. Essa coordenação é alcançada por meio da criação, do compartilhamento e aplicação do conhecimento, assim como pela alimentação de valiosas lições aprendidas e das melhores práticas que compõem a memória corporativa, com o objetivo de fomentar a aprendizagem organizacional.

Neste pequeno artigo, o enfoque radica no entendimento da gestão do conhecimento como um processo sistemático e eficaz de administração de pessoas, do capital humano. Esse cabedal, ou coleção de conhecimentos, forma os ativos intangíveis de uma organização.

As organizações têm comprovado que os ativos físicos e financeiros já não se mostram suficientes para garantir o desenvolvimento organizacional e, por consequência, gerar vantagens competitivas sustentáveis, que perdurem no tempo.

Efetivamente, observa-se que os chamados ativos intangíveis são, cada vez mais, considerados os elementos que aportam verdadeiro valor às organizações. Por ativos intangíveis entende-se uma série de recursos cujo valor não é medido apenas pelo aspecto contábil. Nesse contexto, recursos e capacidades assumem um papel muito relevante no que concerne à estratégia competitiva de uma dada empresa (DAVENPORT, 2005).

Salienta-se, ainda, que esses ativos intangíveis são socialmente construídos, sendo utilizados pelos membros das organizações para realizarem eficazmente seu trabalho. Aqui, está se falando em competência para efetuar uma dada tarefa, implicando em um “saber-fazer operacional validado” (PERROTTI, 2004, p.51).

Diante do exposto, aponta-se que um dos desafios mais presentes nas organizações contemporâneas é gerir, ou seja, saber utilizar o conhecimento de cada um, somando-os para impulsionar o “saber-fazer operacional” e, com isso, promover um clima de sinergia que faculte a construção de uma empresa na qual os indivíduos ampliem continuamente suas competências, sua “capacidade de entender a complexidade, definir objetivos, aperfeiçoar modelos mentais e criar o futuro” (PERROTTI, 2004, p. 37).

O primeiro passo na direção de gerir o capital humano, para criar conhecimento organizacional, é identificá-lo. Significando que é imprescindível mapear os conhecimentos, as habilidades, as experiências de cada colaborador. Esse fator é tanto mais importante quando se assume que os novos conhecimentos, que trarão vantagem competitiva, emergirão da integração, da associação dos conhecimentos prévios existentes (DAVENPORT, 2005).

Essa abordagem que contempla a associação dos conhecimentos prévios justifica, na atualidade, a presença cada vez mais marcante de pedagogos e psicopedagogos no ambiente empresarial. Nesse contexto, a gestão do conhecimento está focalizada no capital humano e objetiva uma aprendizagem continuada e significativa que alavanque as potencialidades do indivíduo, das equipes de trabalho e da organização como um todo.

Deve-se considerar, ainda, que esse capital humano não está limitado pelas funções exercidas pelos indivíduos no âmbito empresarial, mas parte de todos e de cada um, emergindo do corpus organizacional (DAVENPORT, 2005; RABAGLIO, 2010).

As premissas apresentadas permitem inferir que “serão as pessoas que vão definir o sucesso ou o fracasso de uma organização. Quem levará a empresa para a frente, rumo ao futuro serão as pessoas.” (SHINYASHIKI, 2007).

Pessoas detêm o capital humano, o qual não pertence à empresa, apesar de influir decisivamente no êxito e sustentabilidade da organização. O que se demanda do capital humano é a competência para trabalhar em equipe, para inovar e criar, gerando ativos intangíveis que agreguem valor à empresa. A gestão do conhecimento, por sua vez, influencia o capital humano para obter os resultados citados (DAVENPORT, 2005; RABAGLIO, 2010).

 

Assim, a gestão do conhecimento, segundo RABAGLIO (2010) vai se traduzir na elaboração de elementos facilitadores que permitam:

 

 

•           A impulsão do processo de ensino/aprendizagem continuado e significativo.


•           O compartilhamento dos conhecimentos.
 

•           A modelagem de ferramentas de aplicabilidade eficazes.
 

•           A manutenção de um ambiente colaborativo.

 

•           A motivação para o desenvolvimento.
 

A gestão do conhecimento focada no capital humano, para agir como um diferencial estratégico de desenvolvimento deve promover o funcionamento organizacional sistêmico, de modo que os recursos intelectuais presentes na empresa não permaneçam inertes, mas sejam cada vez mais produtivos, favorecendo que não apenas a empresa conte com profissionais de alto nível intelectual, mas que ela mesma enquanto organização  incremente seu próprio capital intelectual global, disponibilizado para todos os funcionários (DAVENPORT, 2005).

Com base no exposto, aponta-se que as organizações que investem em gestão de conhecimento estão favorecendo uma constante transformação na cultura organizacional, criando um ambiente de aprendizagem colaborativa e facilitando a construção coletiva de novos saberes e novos fazeres. Portanto, trata-se de importante ferramenta para o desenvolvimento empresarial. 

Psicologia aplicada à Gestão

Psicologia Organizacional aplicada à Gestão de Pessoas, pode significar maior ânimo e uma maior efetividade de esforços, direcionados sempre aos fatores relacionados a longevidade das empresas.

A utilização da psicologia para as organizações, é um meio que podemos considerar indispensável quando tratamos de assuntos ligados à gestão, recursos humanos, etc. Pois são assuntos indiscutíveis para os profissionais que lidam com questões como motivação, liderança, formação de equipes e seleção e desenvolvimento de pessoas.

Nos dias atuais a psicologia aplicada à gestão, que está sendo utilizada nas organizações, nos trazem resultados de extrema importância, quando falamos do comportamento dos indivíduos em diversas situações de trabalho, assim, conciliando ainda mais as características de determinados grupos e pessoas.

Para Fiorelli (FIORELLI, 2000), existem alguns pontos que veem a tona na utilização da psicologia na gestão, sendo eles:

- Existem trabalhos caracterizados pela constante presença de desafios inovadores, em que as pessoas se sujeitam (querendo ou não) e a eles reagem de diversas maneiras. Situações como estas acabam subtendo o indivíduo a vencer o medo do desconhecido.

- Outras atividades determinam uma rotina sem alterações, fundamentadas a partir de padrões pré-estabelecidos e na maioria das vezes não sendo sujeitos à modificações, buscando assegurar a precisão e produtividade, assim, não aceitando desvios aos procedimentos fixados.

Relacionando as situações acima, a psicologia atribui técnicas de grande valia para o enriquecimento do trabalho, criando possibilidades para as pessoas, dentro dos limites de cada um, desenvolvendo a criatividade e possibilitando o aumento da capacidade de convivência em períodos de monotonia.

Ainda para Fiorelli (FIORELLI, 2000), o conflito interpessoal emerge a qualquer momento em algumas atividades; técnicas comportamentais e cognitivas contribuem para tornar os profissionais menos sensíveis a essas situações e com mais habilidades para gerenciá-las.

Princípios Administrativos - Henri Fayol

Henri Fayol, nascido em 29 de julho de 1841 na cidade de Istambul. Fayol é conhecido como um dos estudiosos que inicialmente analisou a natureza das atividades Organizacionais, assim formulando uma teoria completa relacionada a gestão, trazendo também as principais atividades de um gestor para determinada Organização, que seriam: planejar, organizar, coordenar, comandar e controlar.

Fayol teve grande importância também quando realizou a ligação da estratégia para com a teoria empresarial, destacando a grande necessidade de aprofundar a gestão e o cultivo das qualidades de liderança. Baseado em seus estudos e acima de tudo em seus métodos, Fayol sempre defendeu que os mesmos princípios poderiam ser aplicados em Organizações de diferentes dimensões e de todo e qualquer tipo, como por exemplo: governamentais, políticas, indústriais, comerciais, etc.

Definiu também a empresa como Organização, com uma base inicial a partir de um plano estratégico ou determinada escolha de objetivos, assim podendo evoluir uma estrutura e colocando o plano em prática, atuando também com controle relacionado ao líder e a força de trabalho. Dizia ainda que o melhor desempenho da força de trabalho depende do líder e seus conhecimentos relacionados ao negócio, aos colaboradores e acima de tudo para Fayol, o líder deve ter a capacidade de inspirar um sentido de missão.

 

 

Para concluirmos, abaixo estarão descritos 10 dos mais importantes Princípios Gerais da Administração, segundo Henri Fayol:

 

 

- Divisão do Trabalho: consiste na especialização das tarefas e das pessoas para aumentar a eficiência.

 

 

- Autoridade e Responsabilidade: autoridade é o direito de dar ordens e esperar obediência. A responsabilidade é uma consequência natural da autoridade e significa o dever de prestar contas.

 

 

- Disciplina: depende da obediência, aplicação, energia, comportamento e respeito aos acordos estabelecidos.

 

 

- Unidade de Comando: cada colaborador deve receber ordens de apenas um superior. Princípio da autoridade única.

 

 

- Unidade de Direção: uma cabeça e um plano para cada conjunto de atividades que tenham o mesmo objetivo.

 

 

- Subordinação dos interesses Individuais aos Gerais: os interesses gerais da empresa devem sobrepor-se aos interesses particulares das pessoas.

 

 

- Remuneração do Pessoal: deve haver justa e garantida satisfação para os empregados e para a Organização em termos de retribuição.

 

 

- Centralização: refere-se à concentração da autoridade no topo da hierarquia da Organização.

 

 

- Estabilidade do Pessoal: a rotatividade do pessoal é prejudicial para a eficiência da Organização.

 

 

- Espírito de Equipe: a harmonia e união entre as pessoas são grandes forças para a Organização.

Frederick Winslow Taylor - Taylorismo.

Frederick W. Taylor, foi um importante engenheiro e nasceu em 20 de março de 1856 na cidade da Filadélfia.

Taylor é conhecido como o criador da Administração Científica e também do Taylorismo, que baseia-se em um sistema de organização industrial, fundamentado na organização e divisão de tarefas dentro de determinada empresa, tendo como objetivo a retenção do máximo rendimento e eficiência em um curto espaço de tempo e atividade.

Segue abaixo algumas das principais características e objetivos do Taylorismo:

- Treinamento e preparação dos colaboradores de acordo com as aptidões apresentadas.

- Divisão das tarefas dentro de uma empresa.

- Especialização do trabalhador.

- Adoção de métodos para diminuir a fadiga e os problemas de saúde dos trabalhadores.

- Análise dos processos produtivos dentro de uma empresa como objetivo de otimização do trabalho.

- Implantação de melhorias nas condições e ambientes de trabalho.

- Uso de métodos padronizados para reduzir custos e aumentar a produtividade.

- Criação de sistemas de incentivos e recompensas salariais para motivar os colaboradores.

- Disciplina na distribuição de atribuições e responsabilidades.

- Uso apenas de métodos de trabalho que já foram testados e planejados para eliminar o improviso.

Sobre Frederick W. Taylor, há muito mais a se dizer, o assunto será retomado em outra oportunidade.

Henry Ford - Fordismo

Henry Ford, foi um importante engenheiro norte-americano, nascido em 30 de julho de 1863 na cidade norte-americana de Springwells.

Ford criou o sistema em linha de produção, mais conhecido como Fordismo, tendo como característica principal a fabricação em massa. Este sistema foi colocado em prática no ano de 1914 em sua indústria de automóvel, assim visando um sistema de linha de montagem.

O Fordismo foi implantado com o objetivo fixo de reduzir os custos relativos à produtividade, podendo baratear ainda mais o produto, alcançando desta maneira um alto número de consumidores interessados e acima de tudo atingindo o ápice das vendas. Para Henry Ford o trabalhador não necessitava de alta capacidade intelectual, pois os mesmos realizavam tarefas curtas dentro de sua respectiva etapa de produção.

Henry Ford, adotou também 3 princípios básicos em sua carreira de negócios:

- Princípio de Intensificação: diminuição do tempo de produção e rápida colocação do produto no mercado.

- Princípio de Economicidade: reduzir ao mínimo o volume do estoque da matéria prima em transformação, desta forma, recuperando rapidamente custos, como por exemplo, matérias primas e salários.

- Princípio da Produtividade: aumentar a capacidade de produção do homem no mesmo período (produtividade) através da especialização.